Zeitmanagement – 12 Regeln für einfach mehr Zeit

Time is money, Zeit managen
Mike Aßmann

Zeitmanagement

Zeitmanagement  heißt Lebensmanagement

Vergessen Sie niemals, Sie können vielleicht eines Tages einmal alles kaufen, wonach Ihnen ist, doch es gibt auch Ressourcen und Dinge, die Sie nicht so einfach kaufen können. Zeitmanagement ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die Sie entwicklen müssen.

Eine der wichtigsten Kompetenzen die Sie in Ihrem Leben brauchen ist, zu lernen mit Ihrer wertvollste Ressource – der Zeit – sorgfältig umzugehen. Zeitmanagement heißt Lebensmanagement. Und Lebensmanagement heißt Erfolgsmanagement. Es gibt eine untrennbare Verbindung aus der Fähigkeit die eigene Zeit effektiv und effizient zu managen.

Wenn Sie es schaffen ein Gefühl für Ihre Zeit zu entwickeln und diese dann jeden Tag aufs Neue sinnvoll nutzen, gehören Sie zu den max. 5 % der Menschen die das tun. Das bedeutet ein sinnvolles, glückliches, erfülltes Leben zu leben. 

Regel Nr. 1 „ Sie brauchen immer Klarheit. Setzen Sie sich Ziele.“

Ohne klare und spezifische Ziele, werden Sie einfach kein funktionierendes Zeitmanagement für sich entwickeln können. Das jeder Ziele in seinem privaten und geschäftlichen Leben benötigt, ist hoffentlich klar. Das sie diese auch bitte immer aufschreiben und anschließend visualisieren sollten, hoffentlich auch. An dieser Stelle geht es auch um die kleinen Ziele. Die Tages-, Wochen-, Monatsziele. Auch diese gehören zu einem erfolgreichen Zeitmanagement dazu.

Beenden Sie also ab heute keinen Tag, ohne das Sie den nächsten schriftlich  geplant haben. Das gilt auch für jede neue Woche, jeden neuen Monat und jedes neue Jahr. Letztendlich für Ihr ganzes Leben.

Richten Sie es so ein, dass Sie am Ende des Tages immer ca. 10 bis 15 min. einplanen, um Ihren nächsten Tag zu planen. Danach räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und gehen in den wohlverdienten Feierabend. Sie werden schnell merken, dass Sie so beruhigter loslassen können und den Abend mit Ihren Lieben genießen werden.

Regel Nr. 2 „ Entwickeln Sie ein Gefühl für Zeit.“

Die Wahrnehmung von Zeit ist bei jeden Menschen anders. Abhängig von der aktuellen Lebenssituation vergeht die Zeit gefühlt schneller (manchmal zu schnell) oder sie bleibt nahezu stehen. Schöne und erfüllte Momente vergehen – in unserer Wahrnehmung – oft schneller, als angespannte und angsterfüllte Momente. Warum das so ist, das lass ich hier an dieser Stelle einfach mal so stehen.

Ein Gefühl für Zeit zu entwickeln heißt nichts anderes, dass Sie lernen müssen den Aufwand für verschiedene Tätigkeiten, Aufgaben und Projekte realistisch einzuschätzen. Das ist – keine Frage – ein wichtiger Lernprozess. 

Hilfreich ist es, wenn Sie für Ihr Aktivitäten feste Zeitfenster einplanen. Reservieren Sie dafür Zeitkontingente in Ihrem Terminplan. Dabei werden Sie schnell feststellen, ob Ihre Planung auch realistisch ist. Wenn sich ein Termin am nächsten und eine Aufgabe an die nächste reiht, dann kann ich Ihnen versprechen, wird dies auf Dauer nicht funktionieren.

Vertrauen Sie hier auf Ihre Erfahrungen und lernen Sie daraus!

Regel Nr. 3 „ Verschaffen Sie sich immer wieder einen Überblick.“

Auf sie strömen ca. 2.000.000 Informationen pro Sekunde ein. Und das auf allen fünf Sinneskanälen. Dem visuellen, dem Sehen, dem auditiven dem Hören, dem kinästhetischen dem Fühlen, dem olfaktorischen, dem Riechen und dem gustatorischen, dem Schmecken. Keine Sorge, Sie können niemals alles schaffen. Die Gefahr, den Überblick zu verlieren, ist allgegenwärtig. Daher ist eine der Erfolgsregeln – halten Sie immer wieder kurz an und verschaffen Sie sich einen neuen Überblick. 

Als Kriterien nutzen Sie folgende Fragen:

1. Was ist im Moment wichtig, was ist dringend? 

2. Was können Sie später erledigen? 

3. Was können andere für Sie erledigen?

4. Was muss sofort getan werden?

Regel Nr. 4 „Rechnen Sie mit dem Unerwartetem.“

Das brauche ich Ihnen sicherlich nicht großartig erzählen. Sie können gewissenhaft planen, es kommt doch meistens anders, als man denkt. Sie können noch so detailliert und ambitioniert planen, vor dem „Unerwarteten“ ist niemand sicher. Daher gilt eine Faustformel. Verplanen Sie niemals Ihre gesamte Zeit. 

Wie viel Puffer Sie jeden Tag einplanen sollten, vermag ich hier nicht genau zu sagen. Die Erfahrungen aus vielen Jahren als Unternehmer lehrten mich, max. 60% meiner Zeit fest zu verplanen. So haben Sie noch 40 % frei zur Verfügung und können ungeplante Dinge recht gelassen begegnen. 

Sind Sie in einem Job tätig, bei dem Sie Mitarbeiter führen dürfen, brauchen Sie auch täglich ein Zeitkontingent dafür. Denken Sie bitte daran.

Hier noch ein paar Beispiele, wo genau Sie das 60/40 Prinzip einsetzen sollten: 

  • Tagesplanung
  • Planung (Agenda) Ihrer Meetings
  • Wichtige Telefonate
  • Führung ihres Teams

Noch ein Tipp zum Schluss. Planen Sie zeitliche Puffer zwischen Ihren täglichen Aktivitäten. So haben Sie immer Zeit, um tief durchzuatmen.

Regel Nr. 5 „Das Geheimnis ist: Zusammenfassen.“

Einer der größten Zeitfresser im Alltag ist das Springen von einer Aufgabe zur nächsten. Dabei springen Sie von einem Telefonat zur Beantwortung einer Email, von da ins nächste Meeting, bereiten einen Termin vor usw. Jedes Mal gilt es sich auf die neue Aufgabe einzustellen. Das Bedarf – ganz richtig – Zeit, im Laufe eines Tages eine Menge Zeit. Unterschätzen Sie das bitte nicht. 

Daher empfehle ich Ihnen: Bündeln Sie Ihre Aufgaben! Das bedeutet, schaffen sie Zeitblöcke, in denen Sie nur einen Typ von Aufgaben erledigen. Sie können sich vornehmen jeden Tag am Morgen die wichtigsten Telefonate zu erledigen und von a bis b täglich die Emailpost abzuarbeiten. Auch sollten Sie Zeit einplanen, um in Ruhe etwas zu lesen. Wie auch immer, gewöhnen Sie sich an, in Aufgabenblöcken zu planen und zu arbeiten.

Ich verspreche Ihnen, schneller als Sie vielleicht glauben, gewinnen sie so größere Zeitreserven. Sie arbeiten einfach effektiver und effizienter. 

Regel Nr. 6 „Planen Sie in Zeitabschnitten.“

Im Grunde ähnelt die Regel 6 der Regel 5. Nicht nur, dass Sie ihre Aufgaben bündeln sollen, Sie sollen auch fest Zeitblöcke für deren Erledigung einplanen. So werden Sie schnell feststellen, Sie können viel ruhiger und gelassener arbeiten. Planen Sie für alle wichtigen Aufgaben  ein Zeitfenster ein.

Regel Nr. 7 „ Arbeiten Sie gehirngerecht.“

Vergessen Sie mal Dinge wie „Multitasking und antrainierte Arbeitsweisen.“ Vieles – sehr vieles – was wir im Leben lernen, wurde uns auf eine Art beigebracht, welche völlig an der Leistungsfähigkeit unseres Gehirns vorbeigeht. Im Grunde ist es eine Vergewaltigung unser angeborenen, großartigen Fähigkeiten.

An dieser Stelle nur einen Tipp zum „gehirngerechten“ Arbeiten. Um effizientzu arbeiten, benötigt ihr Gehirn regelmäßige Pausen. Je konsequenter Sie das beachten und umsetzen, desto besser werden Sie sich fühlen und einfach bessere Ergebnisse produzieren. Machen Sie also alle 60 bis 90 Minuten eine Pause. Finden Sie auch heraus, wann Sie am produktivsten sind. Manche sind es in den frühen Morgenstunden, anderer wiederum eher am Abend. Es ist völlig egal, wie es bei ihnen ist. Legen Sie die wichtigsten Aufgaben in dieses Zeitfenster. Das weniger wichtige erledigen Sie dann einfach in der verbleibenden Zeit.

Versuchen Sie bitte nicht gegen ihre innen Uhr anzugehen. Das ist nicht gut.

Regel Nr. 8 „Essen Sie den dicksten Frosch immer zuerst. Prioritäten setzen.“

Sie sollen natürlich keine Frösche essen. Der Frosch steht hier als Beispiel für eine ihrer Aufgaben. Der dickste Frosch ist dann die wichtigste Aufgabe des Tages. Erledigen Sie also die wichtigsten Aufgaben des Tages gleich morgens zuerst. Das gilt ganz besonders für wichtige und gleichzeitig unangenehme Aufgaben. Sie werden feststellen, sobald Sie all diese Aufgaben erledigt haben, erhalten Sie einen wahren Energieschub und der Rest des Tages läuft wie „geschmiert.“ Sie werden sich großartig fühlen und laufen nicht Gefahr, an der berüchtigten Aufschieberitis zu leiden.

Regel Nr. 9 „Aufschieberitis.“

Wie schon in Regel 8 erwähnt, es gibt sie, die Aufschieberitis. Wer kennt das nicht. Unangenehme Dinge, Dinge die uns schwer fallen, die wir nicht gern machen und uns manchmal auch ängstigen, diese Dinge schieben wir gern mal zu Seite. „Das mache ich dann später oder morgen oder wann auch immer.“ Hören wir uns selber sagen. 

Die negativen Nebenwirkungen sind schnell und oft auch sehr intensiv zu spüren. In unserem Unterbewusstsein wissen wir, dass da noch etwas Wichtiges ist, was erledigt werden muss. Es quälen uns Schuldgefühle, ein schlechtes Gewissen und es kommen immer öfter Angstgefühle auf. Kurz Stress und Druck sind zwangsläufig die unangenehmen Begleiterscheinungen.

Auch daran gewöhnen wir uns schnell. Und kaum, dass wir uns versehen, befällt uns die Aufschieberitis. 

„Nur am Rande, wir Menschen gewöhnen uns an jeden Mist. Wir müssen nur lange genug hören, sehen, fühlen und tun… Mike Aßmann

Doch keine Angst, die Aufschieberitis kann man heilen, sogar sehr schnell. 

Um die Gewohnheit, Aufgaben immer wieder zu verschieben, zu ändern, brauchen Sie neben Motivation, Disziplin auch einen Plan. Sie müssen wissen, was Sie konkret tun können. 

Hier einige Tipps und Tricks:

1. Beherzigen Sie Regel 8 und erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben immer zuerst.

2. Sortieren Sie ihre Aufgaben nach folgenden Kriterien: Wichtig, dringend, unwichtig, nicht dringend.

3. Legen Sie ein festes Zeitfester fest, in dem Sie dann auch die weniger beliebten Aufgaben erledigen (für morgens).

4. Machen Sie sich klar, Sie können niemals alles erledigen. Daher ist es wichtig, alle anstehenden Aufgaben vorher zu sortieren.

5. Belohnen Sie sich. Damit schaffen Sie eine unbewusste Motivation, die ihnen dabei hilft, die neue Gewohnheit weiter zu festigen.

6. Bleiben Sie mindestens 21 Tage diszipliniert bei der Sache.

Regel Nr. 10 „ Schaffen Sie sich Energiequellen.“

Ohne Energie, ist alles nichts. Eines ist glasklar, Sie brauchen Energie, viel Energie. Das bedeutet, Sie müssen dafür sorgen, dass Sie in einem sehr guten gesundheitlichen und mentalen Zustand sind. Um dies zu erreichen, erstellen Sie mindestens einmal im Monat eine Energiebilanz. Das ist recht einfach. Erstellen Sie eine Tabelle mit zwei Spalten. In die eine Spalte schreiben Sie all Ihre Energiequellen und in die andere, all Ihre Energiefresser. Dann lehnen Sie sich zurück und überlegen, wie Sie einige Ihrer Energievampire loswerden können. Manchmal müssen Sie auch lernen, dass Sie nicht alle einfach eliminieren können. Sie müssen diese dann akzeptieren. 

Noch ein Tipp für eine Energiequelle am Tagesende. Bevor Sie Ihren nächsten Tag schriftlich planen, haken Sie alle Aufgaben ab, die Sie am zurückliegenden Tag erledigt haben. Tun Sie dies auch schriftlich. Nutzen Sie eine digitale Aufgabenliste, dann haken Sie hier die erledigten Punkte ab. Das wird sich für Sie sehr gut anfühlen und Ihnen Selbstvertrauen und Motivation geben.

Regel Nr. 11 „Beenden Sie keinen Tag ohne den nächsten geplant zu haben.“

In der Überschrift steht im Prinzip schon alles, zu Regel 11. Planen Sie! Sie sollen, wie in Regel 4 beschrieben, niemals ihre ganze Zeit verplanen, doch müssen Sie planen, wenn Sie ihre Zeit wirklich gut nutzen wollen.

Immer am Ende eines Arbeitstages, kurz bevor Sie sich auf dem Weg in den Feierabend machen, planen Sie den folgenden Tag. Erstellen Sie eine Liste, was Sie alles erledigen wollen. Berücksichtigen Sie dabei den „dicksten Frosch“ und andere wichtigen/dringende Aufgaben. Sollten ein paar wichtige Dinge unerledigt geblieben sein, übertragen Sie diese nach eingehender Prüfung (ob sie sich nicht schon von allein erledigt haben) in ihren Plan für den nächsten Tag. 

Wenn Sie den Tag so beenden, wird dies ihnen ein gutes Gefühl geben und Sie können den Tag gelassen beenden. 

Regel Nr. 12 „Die sich selbsterfüllende Prophezeiung.“

Im Englischen heißt es „self-fulfilling prophecy.“ Die sich selbst erfüllende Erwartungshaltung. Das heißt nichts anderes als, was Sie sich vorstellen, wie Sie Dinge erleben werden, so werden diese dann auch genau eintreffen.

Auf das Thema Zeitmanagement bezogen, geht es im Prinzip darum, dass Sie lernen müssen, eine für Sie positive Prophezeiung zu tätigen. Sie müssen sich einfach nur vorstellen, dass ihr Tag mit all den vielen wichtigen, unwichtigen, dringenden und weniger dringenden Aufgaben positiv und erfolgreich verlaufen wird. Damit bereiten Sie ihr Unterbewusstsein darauf vor, dass es Sie tagsüber bei der Erledigung ihrer Aufgaben unterstützt. Sie werden damit disziplinierter, fleißiger, gelassener und haben garantiert noch mehr Energie.

Dazu eine kleine Übung. Diese Übung können sie morgens vor dem Start in den Tag oder auch gern am Abend machen. Machen sie die Übung am Abend, dann stellen sie sich den nächsten Tag vor.

So geht die Übung:

Setzen sie sich bequem hin und schließen die Augen. Drehen Sie ihre geschlossenen Augen noch ob, so als ob sie nach oben schauen, nur halt mit geschlossenen Augen. Dann zählen sie rückwärts, beginnend bei 25 bis null. Mit etwas Übung reicht es, wenn sie bei 10 beginnen.

So setzen Sie sich in eine tiefe, mentale Entspannung. Die einzige Aufgabe dies Sie jetzt haben ist, Sie stellen sich vor  wie Sie nach ihrem Feierabend freudestrahlend und völlig entspannt nach einen erfolgreichen Arbeitstag nach Hause fahren.

Damit nehmen Sie das Tagesergebnis bereits vorweg. Ihr Unterbewusstsein registriert das und es wird ihnen tagsüber bei der Erledigung aller Aufgaben helfend zu Seite stehen. Überlegen Sie nicht lange, probieren Sie es einfach aus. Die Gefahr ist groß, dass es auch bei Ihnen funktioniert.

Schließen Sie den Tag nun ab und genießen Sie Ihren Feierabend!

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Ich freue mich auf Sie.

Herzliche Grüße

Ihr

Motivationstrainings mit Mike Aßmann, Bielefeld, Ostwestfalen, Sauerland, Deutschland, Österreich, Schweiz

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